Тема 11

Резюме

План

ОРГАНІЗАЦІЯ ПРАЦІ МЕНЕДЖЕРА

10.1. Зміст організації управлінської праці менеджера;

10. 2. Організація роботи з документами;

10. 3. Організація й проведення ділових зустрічей;

10.4. Організація прийому відвідувачів.

Година праці маячить більше, ніж день роз'яснень.

Ж.-Ж. Руссо

Успіх - це 10% везіння і 90 % хотіння.

Едісон

Суспільство породжує низку техніко-організаційних, виробничих, соціальних, психологічних та інших зв'язків, які формують професійну діяльність. У її процесі менеджеру доводиться вирішувати ряд завдань, ефективність яких залежить від його вміння раціонально організувати свою працю. Це необхідна умова досягнення єдиної мети у розв’язанні конкретного завдання. Проблема професіоналізації діяльності нині привертає увагу соціологів, психологів, педагогів у зв’язку із тим. що сучасний світ мас складні комунікативні зв'язки, високий рівень інформатизації, психологічного напруження та ін. За таких умов праця павина організовуватися з візуванням наукових досягнень та вироблених практичним досвідом рекомендацій.

Після вивчення матеріалу теми Ви повинні:

Знати

· суть управлінської праці менеджера;

· що таке документування і які є шляхи раціоналізації роботи керівника документами;

· види ділових зустрічей і вимоги до їх проведення;

· правила прийому відвідувачів;

· методи організації роботи з колективом;

Вміти

· розроби їм певні документи згідно вимог до них;

· підготувати ділову зустріч у вигляді наради, засідання, бесіди чи переговорів;

· провести ділову зустріч;

· вести протокол ділової зустрічі;

· складати оптимальний розпорядок свого робочого дня.

Ключові поняття та терміни:

1.управлінська праця 2.документ

3.організаційні принципи 4.документування
Л.Зайверта

5.нарада 6.регламент

7.засідання 8.протокол

9.ділова бесіда (зустріч) 10.час

11.переговори 12.організація прийому

13.стиль роботи відвідувачів 14. біологічні ритми

15. фактори ефективності управлінської праці



План (логіка) викладу і засвоєння матеріалу:

1. Зміст організації управлінської праці менеджера.

2. Організація роботи з документами.

3. Організація й проведення ділових зустрічей.

4. Організація прийому відвідувачів.

10.1. Зміст організації управлінської праці менеджера

Управлінська праця - специфічний вид виробничої діяльності. Предметом управлінської праці є людина та її діяльність, а безпосередньою метою с координація зусиль колективу щодо забезпечення його узгоджених дій у досягненні поставлених цілей.

Ефективність (результативність) управлінської праці в значній мірі залежить від особистих ділових якостей керівника та його вміння використовувати існуючі методи організації роботи з колективом.

Організацією особистої праці керівника й підпорядкування йому фахівців потрібно починати з опису їхніх робочих місць і закріплення цього опису в посадових інструкціях. Опис робочого місця в апараті управління повинен містити чотири елементи:

· перелік завдань (функцій), для вирішення яких існує, або створюється робоче місце;

· опис обов’язків, які покладаються на працівника й випливають із завдань (функцій) на даному робочому місці;

· опис прав і повноважень, які забезпечують виконання завдань (функцій) і обов'язків;

· відповідальність, яка матиме місце у випадку невиконання обов’язків та перевищення прав.

На практиці нерідко спостерігається невідповідність між названими елементами. Наприклад, в одних випадках працівник, який маг складні обов'язки не має необхідних для їхнього виконання повноважень, а в інших випадках - навпаки: самовільно присвоїв повноваження. Тому часто диспропорція п обов'язках і правах менеджера стає причиною злочинної діяльності.

10.2. Організація роботи з документами

Серед найбільш трудомістких робіт одне л чільних місць посідає робота з документами. Незважаючи на нововведення в техніці та технології, вони не дають сьогодні відчутного зниження трудомісткості документування управлінської праці. За підрахунками спеціалістів, на роботу з документами працівники апарату управління витрачають від 30% до 70% свого робочого часу.

Документування - це процес вивчення обсягу вхідної та підготовки вихідної інформації на основі листів, наказів, розпоряджень тощо. Через суттєві недоліки в технології документування виникають перевантаження працівників (наприклад, коли

керівник намагається бути в курсі всіх питань і прагне охопити всю інформацію, його робоче місце стає "вузьким " в інформаційному пошуці).

Які є шляхи раціоналізації роботи керівника з документами?

Перший шлях - це використання менеджером режиму "фільтрації" документів, які надходять, тобто відбір лише тих із них, за яким рішення може бути прийняте тільки ним самим. Попередній розподіл вхідної документації адресатом повинен здійснюватися в канцелярії, чи секретарем керівника відповідно до функцій та видів робіт у апараті управління.

Другий шлях передбачає вдосконалення роботи з вихідними документами. Керівник повинен якомога більше делегувати право підпису документів відповідним виконавцям, звичайно, в межах існуючих законоположень, згідно раціонального розподілу прав та обов'язків між ними. У цьому випадку досягається подвійний ефект: вій вивільнятиме свій час для інших важливих робіт і цим підвищуватиме ініціативність підлеглих.

Третій шлях удосконалення роботи з документами це підвищення швидкості індивідуальної роботи керівника з ними. Для цього він повинен володіти прийомами швидкого (динамічного) читання. Для керівника сучасного виробництва така погреба з'явилася давно. Дослідження показують, що уповільне читання викликане цілим рядом причин, про які піде мова в темі "Розвиток особистого менеджменту*\

10.3. Організація й проведення ділових зустрічей

Ділові зустрічі являють собою цілеспрямований вид спілкування з метою вироблення рішень на основі аналізу міркувань і висловлювань їхніх учасників. До них належать наради, засідання, ділові бесіди й переговори.

Керівники й спеціалісти втрачають на літові зустрічі 20-30%свого робочого часу. Однак, як свідчить досвід, сьогодні ділові зустрічі не завжди приносять очікуваний ефект через неправильну їхню організацію та технологію проведення ( непідготовленістю, велика кількість учасників, необґрунтована тривалість доповідей, незадовільне оформлення рішень тощо).

У чому ж полягає зміст раціональної організації та проведень ділових зустрічей?Організація містить розробку плану зустрічей, відбір учасників, вибір місця й часу його проведення. Проведення ділової зустрічі передбачає визначення стилю її проведення й тривалості.

План ділових зустрічей повинен розроблятися на певний період (місяць, квартал, рік), узгоджуватися зі всіма зацікавленими службами й посадовими особами,

затверджуватися керівником і скеровуватися у всі підрозділи. Уже одна ця операція дозволяє впорядкувати частоту засідань, їхню тривалість, а також знімає проблему негайності скликання й непроінформованості учасників. Звичайно, наради можуть скликатися й раптово, але їхня кількість повинна бути дуже малою. Крім цього, план повинен містити перелік питань, які необхідно обговорити в процесі самої зустрічі. При підготовці зустрічі необхідно уважно визначити якісний і кількісний склад її учасників. До участі в нараді, наприклад, повинні залучатися особи, найбільш компетентні в її темі. Це не обов'язково мусять бути високопоставлені керівники. Замість них можуть бути запрошені спеціалісти, які відповідають за певну ділянку роботи, і цим не принижується авторитет керівника. Навпаки, сучасний стиль керівництва полягає в тому, щоб керівник оточував себе кваліфікованими спеціалістами, здатними брати на себе відповідальність за рішення в межах своєї компетенції.

При підготовці ділової зустрічі важливо за 2-5 днів до її початку повідомити учасників про порядок денний, теми доповідей, поширити список виступаючих шляхом оголошення по телефону чи іншим способом. Це дозволяє зекономити багато часу самої зустрічі.

Необхідно також вибрати місце іі час проведення зустрічі, про які також треба повідомити учасників: Ділові зустрічі можуть проводитися як у кабінеті керівника, так і в спеціально обладнаних приміщеннях, де с диктофони, засоби зв'язку, спеціальні столи. Ці приміщення необов'язково мусять бути великими. В окремих випадках такі зустрічі (особливо це стосується нарад - "п'ятихвилинок") можна проводити стоячи • тоді вони є більш ефективними.

Після завершення організаційного етапу ділової зустрічі можна приступати до її проведення. Вона буде тим ефективніше, чим правильніше буде обрано головуючого, який визначить стиль роботи й регламент.

Стиль роботи - це форма проведення зустрічі (бесіда, "'мозкова атака" тощо).

Регламент - це час, який передбачається витратити на всю зустріч, окремі виступи-доповіді та дебати й обговорення. Тривалість зустрічі доцільно встановлювати не більшою 120 хвилин з однією перервою після першої години роботи 5-10 хвилин. Це обумовлюється оптимальною тривалістю розумової діяльності людей, яка в середньому складає 40-45 хвилин. Дослідження показують, що активність учасників зустрічі зростає протягом 45 хвилин. У період від 45 і 90 хвилинами вона стабілізується, а з 90 до 120 хвилини спостерігається негативна активність учасників.

Ділові зустрічі (наради) краще проводити в другу половину дня, що спонукатиме її учасників працювати швидко й ефективно, щоб не засиджуватися допізна. Як вже зазначалось (див. рис. 12.1.) людина має два піки підвищеної працездатності протягом дня: перший - приблизно з 9 до 12- 13 години й другий - між 16 і 18 годиною. Саме в другий пік і доцільно проводити наради.

Що ж стосується частоти засідань, то краще провести дві наради на тиждень, тривалістю в півгодини кожну, ніж одну тривалістю в годину.

На виступи-доповіді, як правило, слід відводити 10-25 хвилин, а на виступи в дебатах - до 3 хвилин. Якщо передбачити більше часу, то доповідачі можуть повторюватися в думках, відхилятися від геми, яка обговорюється. Регламенту повинен чітко дотримуватися кожний доповідач, незалежно від його рангу.

Для того, щоб переконатися в необхідності суворого дотримання регламенту ділових зустрічей, доцільно розрахувати в кожному конкретному випадку їхню ціну. Вона визначається наступним чином:

· фіксується число учасників і тривалість наради:

· визначається годинна тарифна ставка одного учасника;

· розраховується ціна, Ц, за формулою:

де Н - кількість учасників;

Т - тривалість у годинах;

І - коефіцієнт прихованих втрат, пов'язаних з участю в зустрічі (нараді);

Зсер. - середньомісячна заробітна плата учасника зустрічі (наради);

Тир. - середнє число робочих годин учасника зустрічі в місяць.

Необхідно завжди пам'ятати, що вміння виступати публічно одна з

невід'ємних рис здібного менеджера. Тому потрібно виховувати в собі лаконічність, уміння стисло формувати свої думки, а для цього треба добре знати обговорювану проблему.

Обговорення питань ділових зустрічей закінчується прийняттям рішень, які фіксуються в протоколі. Досвід показує, що якщо за результатами, наприклад, наради не видано який-небудь директивний документ, якщо контроль виконання рішень налагоджено погано, необхідність у ній виникне знову.

Матеріали наради повинні бути:

· чітко і коротко сформульовані;

· містити тільки факти;

· містити якомога більш графічного зображення (якщо у цьому с потреба);

· на їх читання повинно витрачатися максимум 0.5 годин;

· не містити посилань.

Тільки при дотриманні цих вимог організатор може бути впевнений, що матеріали будуть прочитані, довгі звіти, «кладовище цифр» тут несумісні.

10.4. Організація прийому відвідувачів

На прийомах відвідувачів керівник має можливість отримувати цінну інформацію про самих відвідувачів і про стан справ на тих ділянках, де вони працюють. Крім того, прийом відвідувачів із особистих питань відображає виконання керівником соціальної ролі організації чи підприємства, яку він уособлює.

При вирішенні питань організації прийому відвідувачів необхідно пам'ятати одне важливе правило: час відвідувача не менш цінний, ніж час працівника апарату управління.

Дотриманню цього правила сприяють:

встановлення певних днів і годин прийому відвідувачів із службових та особистих питань; інформування відвідувачів. Прийом відвідувачів із службових питань потрібно встановити протягом усього робочого тижня в певні години, наприклад, після обідньої перерви. Час для прийому відвідувачів із особистих питань краще визначити за днями тижня, поділивши ці обов'язки між заступниками. Робити це краще також у другій половині дня.

У вдосконаленні практики прийому відвідувачів важливу роль відіграє їхнє інформаційне обслуговування. Відвідувачі повинні чітко знати, до кого вони повинні звертатися з певних питань, мати відповідну інформацію про хід вироб­ництві», його перспективи, власні можливості росту тощо. Цю та іншу інформа­цію аналогічного змісту вони повинні отримувати з оголошень, стінних газет, наказів і та. Тоді відпаде потреба у відвідуванні ними керівників із цих питань.

Менеджмент вказує на використання таких порад керівником під час прийому відвідувачів:

· створіть із самого початку зустрічі умови, які о спонукаючи до тривалої бесіди;

· уточніть тему розмови перед її початком;

· задавайте питання в чіткій формі, щоб вони не виводиш/ з рівноваги співрозмовника;

· надавайте можливість висловлюватися всім учасникам розмови;

· сформулюйте результати розмови в присутності співрозмовника.

Уміння вести бесіду є однією з найважливіших ділових рис сучасного керівника.

1) Результативність управлінської праці значною мірою залежить від особистих ділових якостей керівника то його вміння використовувати існуючі методи організації роботи і колективом.

2) В організації праці менеджера важливу роль відіграє вміння ним планувати її, згру­повувати дрібні роботи тощо.

3) Важливим аспектом у вдосконаленні управлінської праці є раціоналізація процесу документування.

4) В організації й проведенні ділових зустрічей важливого значення набуває розробка їх таку, відбір учасників, вибір місця й часу проведення.

5) Організація прийому відвідувачів із службових питань новина відповідати всім сучас­ним вимогам до цієї ділянки роботи керівника з точки зору повної їх інформованості. вибору зручного часу, створення атмосфери доброзичливості в бесідах та ін.



3813632709064638.html
3813725187423618.html
    PR.RU™